Política de Tratamiento de Datos Personales

La Asociación Colombiana de Inteligencia Artificial – ACIA, identificada con NIT 901868558-1, es Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta y administra en desarrollo de sus actividades institucionales.

Domicilio y dirección de contacto: Carrera 15 No. 86-39, Piso 3, AsrWork, Antiguo Country, Bogotá D.C., Colombia.

Correo electrónico para protección de datos: info@iaencolombia.org

Teléfono de contacto: +57 300 198 0626

Contacto telefónico: Alejandro Colmenares

Sitio web: iaencolombia.org

Esta Política se desarrolla de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan el régimen general de protección de datos personales. El Decreto 1074 exige que las políticas sean puestas en conocimiento de los titulares mediante un lenguaje claro y accesible.

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por ACIA respecto de personas interesadas en afiliarse, afiliados, miembros de la comunidad, estudiantes, profesionales, representantes y colaboradores de empresas e instituciones, aliados estratégicos, participantes en eventos, suscriptores a comunicaciones, proveedores, contratistas y demás personas que se relacionen con la Asociación.

ACIA podrá tratar datos de identificación y contacto, tales como nombre, correo electrónico y teléfono; información profesional, académica, laboral u organizacional; ciudad; organización y cargo; categoría o plan de afiliación de interés; información relacionada con participación en actividades y eventos; comunicaciones sostenidas con ACIA; y, cuando corresponda, información necesaria para facturación, pagos, afiliación o prestación de servicios.

ACIA procurará recolectar únicamente los datos necesarios para las finalidades informadas.

Los datos personales podrán ser utilizados para gestionar solicitudes de vinculación o afiliación; contactar a personas interesadas; administrar prospectos y relaciones con potenciales afiliados; gestionar afiliaciones y membresías; administrar la plataforma ACIA; atender solicitudes, consultas y comunicaciones; organizar eventos, webinars, talleres, mesas de trabajo y demás actividades del ecosistema; facilitar conexiones profesionales, académicas, empresariales e institucionales; administrar beneficios de afiliación; mantener registros institucionales y administrativos; gestionar relaciones con aliados, proveedores y contratistas; realizar encuestas, análisis estadísticos y mediciones agregadas para mejorar las actividades de ACIA; prevenir fraude, abuso o incidentes de seguridad; atender obligaciones legales, regulatorias, contables y contractuales; y gestionar pagos y facturación cuando corresponda.

Cuando el titular se suscriba voluntariamente a comunicaciones informativas, ACIA podrá enviar newsletters, invitaciones, noticias, oportunidades y comunicaciones relacionadas con sus actividades. La suscripción a comunicaciones comerciales o informativas no deberá convertirse en condición obligatoria para presentar una solicitud de afiliación.

ACIA no solicitará datos sensibles salvo cuando resulten estrictamente necesarios para una finalidad legítima y permitida por la legislación colombiana.

Cuando sea necesario su tratamiento, se informará expresamente su carácter facultativo y se obtendrá la autorización correspondiente de acuerdo con la ley.

ACIA evitará el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes salvo cuando resulte necesario y jurídicamente procedente, respetando su interés superior y los derechos prevalentes de los menores de edad.

Salvo las excepciones establecidas por la ley, ACIA solicitará autorización previa, expresa e informada del titular para efectuar el tratamiento de sus datos personales.

ACIA conservará evidencia suficiente de la autorización y de las condiciones bajo las cuales esta fue otorgada. La normativa exige al responsable conservar prueba de la autorización del titular.

Los titulares podrán conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar información sobre el uso realizado de ellos; solicitar prueba de la autorización otorgada; presentar consultas, peticiones y reclamos; solicitar la supresión de información cuando resulte procedente; revocar la autorización cuando legalmente corresponda; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio previo cumplimiento de los requisitos legales; y acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos previstos por la legislación.

La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar determinada información.

Las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con protección de datos podrán presentarse a:

Correo: info@iaencolombia.org

Dirección: Carrera 15 No. 86-39, Piso 3, AsrWork, Antiguo Country, Bogotá D.C.

Teléfono: +57 300 198 0626 — Alejandro Colmenares.

La solicitud deberá permitir identificar razonablemente al titular, describir la solicitud o situación y suministrar la información necesaria para atenderla.

ACIA tramitará las consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

ACIA podrá utilizar proveedores tecnológicos u otros terceros para funciones como alojamiento de aplicaciones y bases de datos, correo electrónico, comunicaciones, seguridad, infraestructura tecnológica, eventos, servicios administrativos y, cuando se habiliten, procesamiento de pagos.

Cuando dichos terceros tengan acceso a datos personales como Encargados del Tratamiento, ACIA procurará que el tratamiento se realice conforme a sus instrucciones y a las obligaciones legales aplicables.

Cuando exista transmisión o transferencia internacional de datos personales, ACIA aplicará las disposiciones colombianas correspondientes. La SIC ha reiterado que las operaciones tecnológicas que involucren transferencia de datos personales deben cumplir con la Ley 1581 y su reglamentación.

ACIA adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción.

El acceso a información personal deberá limitarse a personas, sistemas y proveedores que la requieran para las finalidades autorizadas.

ACIA conservará los datos personales durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y durante los periodos adicionales que resulten necesarios para atender obligaciones legales, contractuales, administrativas o de defensa de derechos.

Una vez desaparezca la finalidad y no exista obligación de conservación, los datos podrán ser eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.

ACIA podrá actualizar esta Política para adaptarla a cambios legales, tecnológicos, institucionales o en sus actividades.

Cuando los cambios sean sustanciales y afecten las finalidades del tratamiento, se informarán mediante mecanismos razonables y se solicitará una nueva autorización cuando legalmente resulte necesaria.

Cada versión publicada indicará su fecha de vigencia.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el 10 de agosto de 2026.

Versión: 1.0